Transfert électronique des fonds pour les paiements des parents
Mis à jour le Sep 6, 2024 9 minutes de lectureAperçu
Dans cet article, nous allons détailler les principales étapes de configuration du module Transfert Électronique de Fonds (TEF). Si vous n'utilisez pas encore ce module dans votre activité quotidienne, cet article pourrait vous être utile pour découvrir les avantages et les fonctionnalités de ce module.
Qu'est-ce que le Transfert Électronique de Fonds (TEF) ?
Le Transfert Électronique de Fonds est une méthode de paiement permettant de transférer de l'argent d'un compte bancaire à un autre de façon électronique. Ce système permet d'automatiser les paiements directement entre les comptes bancaires de la garderie et ceux des parents ou tuteurs, éliminant ainsi le besoin de chèques ou d'argent liquide.
Si le module TEF est activé dans les paramètres de l'application, un onglet TEF devient accessible dans le module Factures et paiements.
MaGarderie Plus prend en charge le protocole TEF aussi bien pour les transactions de débit préautorisé que pour les crédits préautorisés.
Préparation à la configuration
Le module TEF permet de traiter automatiquement des transactions de débit et crédit préautorisés. Ici, nous nous concentrerons sur les transactions de débit préautorisé.
Avant de commencer, assurez-vous que la liste des Institutions financières inclut toutes les banques avec lesquelles vous avez des transactions financières. Cette liste est remplie automatiquement avec des valeurs standard, mais il est important de vérifier sa disponibilité et son contenu.
Ensuite, vérifiez que le compte bancaire principal de votre entreprise est ajouté dans la liste des Comptes bancaires. Ce compte sera utilisé pour configurer le module TEF. Ces deux listes sont disponibles dans le module Administration > Base de données.
La configuration initiale du module TEF se fait dans les paramètres principaux paramètres de l'application MaGarderie Plus, également accessibles dans le module Administration.
Rendez-vous à l'onglet TEF et activez le module s'il n'est pas encore activé.
Sélectionnez ensuite le compte bancaire préconfiguré dans le champ Compte bancaire.
Complétez les champs Nom de l'usager, Nom abrégé de l'usager et Code d'usager avec les informations fournies par votre banque. Ces informations sont essentielles, veuillez contacter votre banque pour les obtenir.
Un point important à noter est le champ du nom de fichier. Certains établissements bancaires imposent des restrictions sur les noms de fichiers. Si c'est votre cas, vous pouvez définir un modèle de nom de fichier TEF ici. Nous recommandons l'utilisation du caractère * (astérisque) pour indiquer des valeurs incrémentales, bien que cela ne soit pas obligatoire. Par exemple, en définissant TF00434*, vos fichiers seront nommés TF00434_123.txt, où _123 représente le numéro du fichier, qui augmente à chaque nouvelle transaction TEF.
Enfin, la dernière option dont il faut parler est la génération automatique des paiements : Générer les paiements avec les factures. Cette option permet de créer automatiquement des transactions de paiement pour les payeurs ayant sélectionné le mode de paiement Débit préautorisé. Nous vous recommandons d'activer cette option pour gagner du temps.
Aspects organisationnels
Avant d'utiliser le module TEF, il est impératif de contacter votre gestionnaire de compte auprès de votre banque. Chaque banque a ses propres exigences pour les transactions de ce type.
Le processus standard se déroule en général comme suit :
- Obtention des informations nécessaires de votre banque (nom d'utilisateur, etc.).
- Activation du mode test par votre banque.
- Envoi des fichiers de test depuis MaGarderie Plus pour obtenir l'approbation de la banque pour activer le mode production.
- Activation du mode production par la banque.
Utilisation du module TEF
Si vous utilisez déjà la génération automatique des factures et l'enregistrement des paiements dans MaGarderie Plus, le module TEF est un prolongement naturel. Il fonctionne dans le module Factures et paiements. En fonction du paramètre de génération automatique des paiements, lors de la création des factures pour les payeurs ayant sélectionné Débit préautorisé, des transactions de paiement sont automatiquement créées. Assurez-vous que les transactions de paiement sont créées.
Ensuite, rendez-vous sur l'onglet TEF et créez une nouvelle transaction TEF en cliquant sur le bouton Créer. Dans le formulaire, assurez-vous que les dates sont correctement renseignées. Par défaut, la date de début correspond au premier jour du mois en cours et la date de fin à la fin du mois. Si vous effectuez plusieurs transactions par mois, vous pouvez ajuster ces dates en conséquence.
Par exemple, si vous soumettez deux transactions TEF par mois (début et milieu du mois), vous pouvez ajuster les dates pour inclure les transactions pertinentes. La moitié des parents préfèrent payer en début de mois, tandis que l'autre moitié opte pour un paiement à la mi-mois. Les paramètres dans les fiches des parents vous permettent de définir cette répartition des paiements. Les transactions seront créées automatiquement en fonction de ces paramètres.
Voici comment vous pouvez gérer cette situation :
Pour les paiements de début de mois, vous pouvez inclure toutes les transactions dans un lot TEF en sélectionnant des dates du 1er au 5 du mois.
Pour les paiements de mi-mois, vous pouvez créer un autre lot en définissant des dates du 15 au 20 du mois.
Une fois les dates sélectionnées, cliquez sur le bouton Remplir par paiements. La partie tabulaire de la transaction sera remplie automatiquement avec les transactions de paiement préalablement créées.
Assurez-vous que toutes les informations bancaires des payeurs sont correctement renseignées. À ce stade, vous pouvez encore retourner dans la fiche parent pour corriger ou compléter ces données. Si certaines informations sont manquantes et que vous souhaitez retirer l'enregistrement d'un parent du lot TEF, supprimez-le simplement en cliquant sur l'icône correspondante à la fin de la ligne.
Une fois les données validées visuellement, cliquez sur le bouton Enregistrer, puis sur Générer le fichier de TEF.
Vous obtiendrez un fichier à télécharger sur le site de votre banque pour traitement.
Et bien sûr, vous pouvez également imprimer la transaction TEF en utilisant le bouton d'impression standard disponible dans le formulaire de la transaction.
Bien que cela puisse sembler long, avec une configuration initiale et des données bancaires complètes, ce processus ne prend généralement pas plus de cinq minutes.
Et si les données bancaires sont incorrectes ?
Dans le cas où les informations bancaires seraient erronées et que votre banque ne pourrait pas traiter une transaction, vous recevrez une notification de votre banque. Pour résoudre ce problème, utilisez le bouton Annuler dans la transaction de paiement concernée. La transaction sera alors marquée comme annulée et n'affectera pas le solde du compte.
Les transactions de paiement qui ont été traitées par le TEF seront bloquées pour toute modification future, pour des raisons de sécurité.