Création de relevés modifiés et annulés
Mis à jour le Mar 3, 2024 6 minutes de lectureAperçu
Après avoir envoyé tous les sommaires à Revenu Québec et les documents nécessaires aux parents, il est inévitable que certaines erreurs aient été commises dans les relevés déjà envoyés. C'est une partie du processus et il existe des procédures nécessaires pour corriger ces erreurs.
Rappelons que les relevés inclus dans un sommaire ne peuvent pas être modifiés. Pour les modifier, vous devez créer de nouveaux relevés qui modifieront les relevés déjà créés.
Il y a deux types de relevés qui modifient les relevés originaux : le relevé modifié (A) et le relevé annulé (D).
Si vous devez corriger une erreur dans un relevé, il est logique de supposer qu'il s'agit de créer un relevé modifié (A). Cette supposition est correcte, à une exception près. Si une erreur a été commise dans le nom du particulier ou dans son numéro d'assurance sociale, vous devez créer un relevé annulé (D) et par la suite créer un nouveau relevé original (R).
Naturellement, si vous avez juste besoin d'annuler un relevé erroné, vous devez créer un relevé annulé (D).
Création de relevés modifiés / annulés
Si vous devez changer n'importe quelle information, à l'exception du nom de l’individu (parent) et du numéro d’assurance sociale, vous devez créer un relevé modifié ayant le statut A. Pour cela, rendez-vous dans la liste des relevés, trouvez celui que vous souhaitez modifier et utilisez le troisième bouton de la barre d'outils contextuelle : Créer à la base de.
Le système copiera automatiquement toutes les informations du relevé original et ouvrira la fiche du nouveau relevé. Par défaut, un nouveau relevé basé sur l'existant est créé avec le statut A. Si vous souhaitez créer un relevé annulé, changez le statut en D.
Après avoir créé le relevé, comme pour le relevé original, il doit être validé en appuyant sur le bouton de validation dans la liste des relevés.
Après la création d'un relevé annulé, dans la plupart des cas, il est nécessaire de créer un nouveau relevé original. Étant donné que les informations dans le nouveau relevé original ne différeront probablement pas beaucoup de celles contenues dans le relevé original, vous pouvez utiliser le bouton de copie sur le panneau de commande qui apparaît lorsque vous survolez le numéro du relevé avec le curseur. Cette fonctionnalité permet de copier l'objet de données dans le formulaire d'un nouvel objet. Il vous suffira ensuite d'apporter les corrections nécessaires.
Prochaines étapes
Comme pour les relevés originaux, l'étape suivante consiste à créer un sommaire.
Rappelons encore une fois que le sommaire ne peut pas contenir de relevés de types différents. Si vous avez des relevés modifiés à soumettre à Revenu Québec, vous devez créer un sommaire de type A; si vous avez des relevés annulés, vous devez créer un sommaire de type D. Comme pour les sommaires originaux, vous devez les imprimer et les envoyer à Revenu Québec. Vous devez également imprimer les copies 1 et 2 et les envoyer aux parents. La copie 1 est utilisée uniquement pour la version papier de la production des relevés 24. Si vous utilisez la version XML de soumission des documents, le fichier XML doit être téléchargé sur le site de Revenu Québec.
Sur les copies 1 et 2, il sera indiqué qu'il s'agit de relevés annulés ou modifiés.
Étant donné qu'un sommaire peut contenir de nombreux relevés, si vous prévoyez que plusieurs corrections seront nécessaires, il est judicieux de créer tous les relevés modifiés/annulés nécessaires et de les inclure dans le sommaire.
Exemple
Prenons un exemple : vous devez modifier les montants dans 3 relevés et les numéros d’assurance sociale dans 2 relevés, affectant ainsi 5 relevés au total.
Voici la procédure à suivre :
1. Créer 3 relevés modifiés (A)
2. Créer 2 relevés annulés (D)
3. Créer 2 nouveaux relevés (R) pour remplacer les deux annulés
4. Créer un sommaire avec le statut A, qui inclura les 3 relevés modifiés
5. Créer un sommaire avec le statut D, qui inclura les 2 relevés annulés
6. Créer un sommaire avec le statut R, qui inclura les 2 nouveaux relevés.
Pour chaque sommaire, vous devez créer des fichiers XML et les envoyer à Revenu Québec via le site de Revenu Québec. Vous devez également imprimer les copies 2 de tous les relevés pour les parents et envoyer le dernier sommaire imprimé à Revenu Québec par la poste.
Tous les totaux dans les sommaires sont calculés comme un cumulatif et prennent en compte tous les sommaires précédents. C'est pour cette raison que vous pouvez envoyer par la poste que le dernier sommaire.