Dossiers éducatifs des enfants
Mis à jour le Apr 23, 2024 4 minutes de lectureContenu du module
Comme son nom l'indique, ce module est dédié à la gestion des dossiers éducatifs des enfants.
Comme les autres modules administratifs, cet interface n'est accessible qu'aux utilisateurs dotés de privilèges administratifs.
Création de nouveaux dossiers
Un nouveau dossier peut être créé de deux manières : de manière centralisée par l'administrateur ou par l'éducateur depuis la fiche de l'enfant.
Pour créer une nouvelle entrée depuis le module Dossiers éducatifs des enfants, utilisez le bouton de création dans la barre de commandes de la liste des dossiers éducatifs. Après la création, cette transaction deviendra automatiquement accessible depuis la fiche de l'enfant et l'éducateur pourra commencer à le remplir.
Les éducateurs ayant accès aux fiches des enfants peuvent également créer une transaction depuis la page Dossiers éducatifs de la fiche de l'enfant.
Remplissage du dossier par l'éducateur
Visuellement, le formulaire du dossier est divisé en sections correspondant aux exigences du ministère. Le dossier est destiné à être rempli par le personnel de l'établissement préscolaire.
Après avoir rempli les sections nécessaires du dossier, l'éducateur qui l'a rempli signe le dossier. La signature peut être réalisée sur l'écran de l'ordinateur à l'aide de la souris ou sur l'interface mobile de l'application.
Ensuite, le dossier peut être imprimé pour être signé ultérieurement par le parent de l'enfant.
Envoi au parent pour signature électronique
Cette opération n'est disponible que depuis le module Dossiers éducatifs des enfants pour les utilisateurs avec des privilèges administratifs.
Après que l'administrateur s'est assuré que le dossier est rempli conformément aux exigences et signé par l'employé responsable, le dossier peut être envoyé au parent pour signature électronique.
Il est important de noter que seul un dossier complet et signé peut être envoyé pour signature par le parent.
Pour envoyer au parent, utilisez le bouton d'envoi disponible dans l'avant-dernière colonne de la liste des dossiers.
L'application posera une question de confirmation et, si la réponse est affirmative, la demande de signature sera automatiquement envoyée au parent.
Le parent recevra un courriel l'invitant à signer le dossier. Ce courrier électronique contient un lien unique qui donne au parent accès au fichier du dossier et à un champ pour la signature.
Après la signature et sa soumission, le parent pourra également télécharger le dossier signé au format PDF.
Conclusion
Le dossier signé peut être consulté et imprimé depuis le module Dossiers éducatifs des enfants ainsi que depuis la fiche de l'enfant dans l'onglet Dossiers éducatifs.
Les utilisateurs avec interface administrative peuvent toujours consulter le statut actuel du dossier et, si nécessaire, l'envoyer à nouveau pour signature au parent.
Une fois que le dossier a été envoyé pour signature au parent, il est verrouillé pour modifications. Si des modifications sont nécessaires dans un dossier déjà signé, il faut créer un nouveau dossier en utilisant le bouton de copie dans la liste des dossiers.