MaGarderie Plus est un logiciel de gestion destiné aux services de garde éducatifs à l’enfance. Il est exploité par Every8 Cloud Inc., ci-après appelée E8C .
La présente Politique de confidentialité explique comment les renseignements personnels sont traités, utilisés, communiqués, conservés et protégés dans le cadre de l’utilisation de MaGarderie Plus .
Elle s’applique au site Web, à l’application Web, aux applications mobiles, aux modules, aux intégrations, aux services de soutien et aux fonctionnalités d’intelligence artificielle de MaGarderie Plus .
La présente Politique fait partie intégrante des Conditions d’utilisation de MaGarderie Plus .
Les services de garde utilisent MaGarderie Plus pour gérer leurs activités et leurs données.
Les renseignements contenus dans MaGarderie Plus sont principalement saisis, importés ou transmis par les services de garde et leurs utilisateurs autorisés.
Le service de garde détermine notamment :
Dans ce contexte, E8C traite les renseignements pour le compte du service de garde afin de fournir et de faire fonctionner MaGarderie Plus .
E8C ne recueille pas directement les renseignements des enfants ou des parents dans le cadre normal de l’utilisation de MaGarderie Plus . Ces renseignements sont fournis et gérés par le service de garde.
E8C est toutefois responsable des renseignements qu’elle recueille directement pour gérer ses propres activités, notamment les comptes clients, les abonnements, la facturation, les communications commerciales, le soutien technique et la sécurité du Service.
MaGarderie Plus conserve les renseignements nécessaires au fonctionnement du Service et à la prestation des fonctionnalités utilisées par le service de garde.
La nature des renseignements dépend des modules activés et des données saisies ou importées par les utilisateurs.
Ces renseignements peuvent notamment être nécessaires pour gérer :
MaGarderie Plus peut également conserver des renseignements techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du Service, notamment les dates de connexion, les journaux d’activité, les erreurs techniques, les adresses IP, les appareils utilisés et les opérations effectuées.
E8C limite le traitement des renseignements à ce qui est raisonnablement nécessaire pour fournir le Service et exécuter les fonctionnalités demandées.
Les renseignements traités dans MaGarderie Plus proviennent principalement :
Le service de garde peut importer des renseignements provenant d’un autre logiciel, d’un fichier ou d’un système externe.
Les renseignements sont utilisés afin de :
E8C peut également utiliser des renseignements techniques, agrégés, anonymisés ou dépersonnalisés afin d’améliorer la performance, la sécurité, les interfaces et les fonctionnalités de MaGarderie Plus .
Ces renseignements ne doivent pas être utilisés pour identifier directement une personne.
Le service de garde est responsable des renseignements qu’il saisit, importe, utilise ou demande à E8C de traiter au moyen de MaGarderie Plus .
Il doit notamment :
Le service de garde ne doit pas saisir dans MaGarderie Plus des renseignements qu’il n’est pas autorisé à recueillir, utiliser, conserver ou communiquer.
Les renseignements contenus dans MaGarderie Plus sont accessibles uniquement selon les rôles et les droits configurés par le service de garde.
Le service de garde est responsable de déterminer quels utilisateurs peuvent accéder aux différents renseignements et fonctionnalités.
Le personnel autorisé d’E8C peut accéder aux renseignements seulement lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour :
Les accès du personnel d’E8C sont limités aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.
E8C peut utiliser des fournisseurs pour exploiter certaines parties de MaGarderie Plus .
Ces fournisseurs peuvent offrir des services liés notamment :
Pour chaque fournisseur, E8C limite la communication aux renseignements strictement nécessaires à la prestation de la fonctionnalité ou du service concerné.
Les fournisseurs sont soumis à des obligations de confidentialité et de sécurité adaptées à la nature des renseignements traités.
E8C ne vend ni ne loue les renseignements contenus dans MaGarderie Plus à des fins publicitaires.
MaGarderie Plus permet au service de garde d’activer des intégrations avec des systèmes externes, notamment :
Lorsqu’une intégration est activée, le service de garde demande à E8C de transmettre ou de recevoir les renseignements nécessaires à son fonctionnement.
Seuls les renseignements nécessaires à l’exécution de l’intégration sont transmis.
Les systèmes externes sont exploités par des organismes ou fournisseurs indépendants. Leurs pratiques peuvent être encadrées par leurs propres politiques de confidentialité.
MaGarderie Plus peut offrir des fonctionnalités d’intelligence artificielle permettant notamment de :
Ces fonctionnalités sont des outils d’assistance et ne remplacent pas le jugement d’une personne qualifiée.
Lorsqu’une fonctionnalité d’intelligence artificielle est utilisée, MaGarderie Plus transmet uniquement les renseignements strictement nécessaires à l’analyse ou à la tâche demandée.
Selon la fonctionnalité, cela peut comprendre :
MaGarderie Plus ne transmet pas automatiquement l’ensemble des renseignements contenus dans un compte ou un dossier lorsqu’ils ne sont pas nécessaires à la tâche demandée.
Certaines fonctionnalités peuvent être fournies avec l’aide de fournisseurs spécialisés en intelligence artificielle. Ces fournisseurs peuvent traiter des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada.
E8C évalue les renseignements transmis, leur sensibilité, la finalité du traitement, les mesures de sécurité, les modalités de conservation et les conditions contractuelles du fournisseur.
Lorsque cela est possible, les fournisseurs sont sélectionnés et configurés afin que les données des services de garde ne soient pas utilisées pour entraîner leurs modèles généraux.
Les résultats produits par l’intelligence artificielle peuvent être inexacts, incomplets ou mal interprétés. Ils doivent être vérifiés par un utilisateur autorisé avant d’être utilisés, enregistrés ou communiqués.
Les fonctionnalités d’intelligence artificielle ne doivent pas être utilisées comme seul fondement d’une décision importante concernant une personne.
Les données principales de MaGarderie Plus sont hébergées au Québec.
Certaines fonctionnalités peuvent toutefois nécessiter le traitement limité de renseignements par un fournisseur situé à l’extérieur du Québec.
Cela peut notamment concerner :
Avant de communiquer des renseignements à un fournisseur situé à l’extérieur du Québec, E8C évalue les facteurs relatifs à la vie privée conformément aux exigences applicables.
Cette évaluation tient notamment compte de la sensibilité des renseignements, de leur utilisation, des mesures de sécurité, des protections contractuelles et du régime juridique applicable.
Les renseignements sont conservés pendant la période nécessaire pour fournir MaGarderie Plus , exécuter les fonctionnalités demandées et respecter les obligations applicables.
Les renseignements saisis par le service de garde sont généralement conservés pendant que le compte est actif.
Le service de garde est responsable de déterminer la durée appropriée de conservation de ses dossiers.
Après la fin du Service, le service de garde peut demander une extraction de ses données pendant la période prévue dans les Conditions d’utilisation.
Après cette période, les renseignements peuvent être supprimés, sous réserve :
Les renseignements peuvent demeurer temporairement dans les sauvegardes après leur suppression du système actif.
E8C met en place des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les renseignements traités dans MaGarderie Plus .
Ces mesures peuvent notamment comprendre :
Le service de garde doit également protéger ses comptes, ses appareils et ses identifiants, et informer E8C rapidement lorsqu’il soupçonne un incident.
Aucune méthode de transmission ou de conservation électronique ne peut garantir une sécurité absolue.
Un incident de confidentialité peut notamment comprendre un accès, une utilisation, une communication ou une perte non autorisés de renseignements.
Lorsqu’E8C découvre un incident, elle prend des mesures raisonnables afin de :
Lorsqu’E8C traite les renseignements pour le compte d’un service de garde, elle informe ce dernier conformément aux obligations applicables.
Lorsque la loi l’exige, les personnes et les autorités concernées sont également informées.
Selon les lois applicables, une personne peut notamment avoir le droit :
Les demandes concernant les renseignements contenus dans le compte d’un service de garde doivent normalement être adressées directement à ce service de garde.
E8C peut fournir au service de garde l’assistance raisonnablement nécessaire pour traiter la demande.
Les demandes concernant les renseignements recueillis directement par E8C , notamment les renseignements liés au compte client, à la facturation ou au soutien, peuvent être adressées au responsable de la protection des renseignements personnels d’E8C .
Le site Web et les applications de MaGarderie Plus peuvent utiliser des témoins de connexion, des identifiants de session, le stockage local et d’autres technologies nécessaires pour :
Certains témoins sont nécessaires au fonctionnement de MaGarderie Plus .
La désactivation de certaines technologies peut empêcher le fonctionnement normal de certaines fonctionnalités.
E8C peut communiquer avec les représentants et les utilisateurs des services de garde afin de transmettre :
Une personne peut se désabonner des communications promotionnelles.
Les communications nécessaires à l’administration, à la sécurité ou au fonctionnement du compte peuvent continuer d’être envoyées.
E8C maintient des politiques et pratiques concernant notamment :
E8C réalise des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée lorsque la loi l’exige, notamment pour certains nouveaux systèmes, certaines nouvelles fonctionnalités et certains traitements à l’extérieur du Québec.
Les questions, demandes ou plaintes concernant les renseignements dont E8C est responsable peuvent être adressées à :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Every8 Cloud Inc.
Courriel : info@magarderieplus.com
Lorsqu’une demande concerne les données gérées par un service de garde dans MaGarderie Plus , E8C peut diriger la personne vers le service de garde concerné.
E8C peut modifier la présente Politique afin de refléter :
La date de la dernière mise à jour est indiquée au début de la Politique.
Lorsqu’une modification importante est apportée, un avis peut être publié sur le site Web, dans MaGarderie Plus , par courriel ou au moment de la connexion.
La présente Politique est interprétée conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, notamment les lois de la province de Québec et, lorsque cela s’applique, les lois fédérales du Canada.
La présente Politique est rédigée en français.
Une traduction peut être fournie pour faciliter la compréhension. En cas de divergence entre la version française et une version traduite, la version française prévaut, sous réserve des règles obligatoires applicables.