États des comptes
Mis à jour le Oct 5, 2025 5 minutes de lectureObjectif du module
Comme son nom l’indique, le module États des comptes est conçu pour générer, imprimer et envoyer les relevés de compte aux parents.
Beaucoup de nouveaux utilisateurs de MaGarderie Plus se demandent comment envoyer une facture, imprimer un reçu ou partager un relevé de paiement.
C’est tout à fait légitime : la gestion de la facturation est une fonction essentielle et souvent décisive dans la mise en place de l’automatisation des processus administratifs.
Bien entendu, MaGarderie Plus permet d’imprimer toutes les transactions individuelles – factures, paiements, etc.
Cependant, pour présenter une vue d’ensemble claire et professionnelle des finances d’un parent, nous recommandons d’utiliser le module États des comptes.
Ces documents regroupent toutes les transactions pertinentes et fournit une image fidèle de la situation financière actuelle.
Emplacement et utilisation du module
Le module États des comptes se trouve dans le menu Administration → Finances.
Il permet de créer, d’imprimer et d’envoyer des états de compte détaillés par enfant et par transaction.
Nous recommandons de générer les relevés couvrant les trois derniers mois : cela donne aux parents une vision suffisamment complète de leurs paiements et de leurs soldes.
L’interface du module est divisée en deux sections :
- La partie supérieure contient les filtres (période, groupe, enfant, etc.).
- La partie inférieure affiche les résultats générés.
Les filtres de date de début et date de fin sont obligatoires.
Vous pouvez limiter la génération à un groupe ou un enfant spécifique.
Par défaut, les relevés ne concernent que les enfants actifs.
Toutefois, il est possible d’inclure les profils inactifs : dans ce cas, le système crée des relevés pour tous les enfants qui ont eu des transactions financières pendant la période choisie, ou dont le solde à la fin de la période est différent de zéro.
Création, impression et envoi
Après avoir choisi vos filtres, cliquez sur Générer.
Le temps de génération dépendra du nombre d’enfants et de transactions à inclure.
Une fois les relevés créés, vous verrez un résumé indiquant pour chaque enfant :
- le solde à l’ouverture de la période ;
- le solde à la clôture ;
- et la liste détaillée des transactions ayant influencé le solde.
Impression et envoi individuels
Pour chaque ligne (chaque enfant), vous pouvez :
- imprimer le relevé,
- l’enregistrer en PDF,
- ou l’envoyer par courriel.
L’envoi individuel ouvre une fenêtre où vous pouvez personnaliser le message adressé au parent.
L’adresse de courriel du destinataire est automatiquement renseignée à partir de la fiche de l’enfant – selon la personne désignée comme payeur.
Impression et envoi en masse
Vous pouvez également traiter tous les relevés à la fois à l’aide des boutons situés au-dessus de la liste.
Lors d’un envoi en masse, un seul texte de message est utilisé pour tous les parents, mais chaque parent reçoit uniquement son propre relevé en pièce jointe au format PDF.
Sécurité et confidentialité
Quelle que soit la méthode utilisée (individuelle ou groupée), chaque relevé est envoyé séparément.
Il est impossible pour un parent de recevoir des informations concernant d’autres enfants.
⚠️ Important : Vérifiez toujours les adresses courriel dans les fiches des parents. Une erreur de saisie (copier-coller ou faute de frappe) pourrait entraîner l’envoi du document à la mauvaise adresse.
Structure du document État des comptes
Le document comporte plusieurs sections :
1️⃣ Solde au début de la période – indique le montant dû ou le crédit initial.
2️⃣ Transactions détaillées – présente la liste de toutes les opérations effectuées durant la période :
- factures émises,
- paiements reçus,
- ajustements éventuels.
Chaque transaction inclut :
- la date,
- le numéro de référence,
- le type de transaction,
- le montant,
- et le nouveau solde après cette transaction.
3️⃣ Totaux de la période – récapitulation :
- le montant total facturé,
- le montant total reçu,
- et le solde de clôture.
Si vous générez un relevé pour la période en cours, le solde actuel au moment de la génération s’affichera dans le coin inférieur droit du tableau.
Bonnes pratiques
- Créez vos États des comptes une fois par mois.
- Utilisez la fonction d’envoi en masse pour simplifier la communication avec les parents.
- Encouragez les parents à consulter leurs relevés électroniques plutôt que de demander des impressions papier.