Utilisateurs externes
Mis à jour le Oct 9, 2025 5 minutes de lectureObjectif du module
Il arrive parfois que vous ayez besoin de donner accès à certaines données de votre garderie à une personne qui n’est pas membre de votre équipe : un comptable, un consultant externe ou un partenaire de confiance.
Le module Utilisateurs externes a été conçu précisément pour cela.
Il vous permet d’accorder un accès temporaire ou permanent à ces personnes, sans jamais partager vos identifiants personnels ni compromettre la sécurité de votre compte.
Accès au module
Le module se trouve dans Administration → Général → Utilisateurs externes.
Lors de la première ouverture, la liste des utilisateurs externes sera vide.
Si vous avez déjà utilisé le module, notez que par défaut, seuls les utilisateurs actifs (ceux ayant un accès valide à votre système) sont affichés.
Pour afficher également les anciens utilisateurs, utilisez le commutateur d’affichage situé au-dessus de la liste.
Ajout d’un nouvel utilisateur externe
Pour ajouter un nouvel utilisateur cliquez sur le bouton Créer.
Dans le formulaire qui s’ouvre, saisissez le nom, le prénom et l’adresse courriel du nouvel utilisateur.
L’adresse courriel sert d’identifiant unique pour la connexion au système.
Une fois ces informations saisies, enregistrez la fiche à l’aide du bouton Enregistrer avant de passer à l’étape suivante.
Accès au système
L’octroi d’un accès se fait depuis l’onglet Accès au système de la fiche utilisateur.
Vous y trouverez :
- la procédure d’ajout d’un utilisateur externe,
- le statut actuel du lien d’accès,
- et l’historique des invitations envoyées à cet utilisateur.
Procédure d’invitation
L’accès à votre compte MaGarderie Plus se déroule en deux étapes :
1️⃣ Envoi d’une invitation
Cliquez sur le bouton Connecter l’usager.
MaGarderie Plus enverra automatiquement une invitation par courriel à l’adresse indiquée dans l’onglet Général.
Le modèle de ce courriel peut être consulté et personnalisé dans les Paramètres de l’application.
2️⃣ Création de l’utilisateur
Le destinataire recevra un courriel contenant un lien Accepter.
Cette étape est essentielle pour assurer la sécurité du processus :
- l’utilisateur peut refuser la connexion à votre compte,
- s’il accepte, le système crée automatiquement un compte utilisateur.
L’utilisateur recevra ensuite un second courriel envoyé par le service MaGarderie Plus, contenant son mot de passe temporaire.
Vous n’avez pas accès à ce mot de passe – il est généré et transmis de manière sécurisée.
Si l’utilisateur existe déjà dans la plateforme (par exemple, s’il collabore avec plusieurs garderies), aucun nouveau mot de passe ne lui sera envoyé. Le système lui attribuera simplement un accès supplémentaire à votre compte.
Gestion des droits et sécurité
⚠️ Important : Les utilisateurs externes disposent presque des mêmes droits que les administrateurs. Ce niveau d’accès est intentionnel, car il est conçu pour des professionnels de confiance, notamment des comptables ou des consultants, qui doivent pouvoir consulter et traiter la majorité des données administratives de votre garderie. Utilisez cette fonction avec prudence et retirez l’accès dès qu’il n’est plus requis.
Retrait ou suspension d’un accès
Pour retirer un accès, ouvrez la fiche de l’utilisateur et rendez-vous dans l’onglet Accès au système.
Deux options s’offrent à vous :
- Désactiver temporairement l’accès — idéal si vous prévoyez de redonner l’accès plus tard.
- Marquer l’utilisateur comme inactif — cette action supprime automatiquement l’accès et met fin à toutes les permissions associées.
Bonnes pratiques de sécurité
- Ne partagez jamais vos identifiants personnels.
- Supprimez les accès externes lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.
- Vérifiez régulièrement la liste des utilisateurs actifs.
- Privilégiez des courriels professionnels pour les consultants (évitez les adresses personnelles génériques).
Accès multi-comptes
Un même utilisateur externe peut être connecté à plusieurs garderies.
Par exemple, un comptable peut avoir accès à plusieurs comptes MaGarderie Plus appartenant à différents clients.
Dans ce cas, il peut basculer d’un compte à l’autre depuis son interface sans avoir besoin de se reconnecter.
En revanche, il est impossible pour vous, en tant qu’administrateur, d’accéder aux données des autres garderies auxquelles ce consultant est connecté.
Chaque compte de MaGarderie Plus fonctionne dans un espace de données isolé (domaine indépendant) – aucune information n’est partagée, copiée ou accessible entre deux comptes, même si un même utilisateur a des droits d’accès dans plusieurs d’entre eux.
Ainsi, même lorsqu’un utilisateur externe collabore avec plusieurs garderies, chaque domaine reste totalement indépendant et hermétique, garantissant la confidentialité, l’intégrité et la traçabilité de vos données.