Comment traiter les doublons
Mis à jour le Dec 30, 2025 6 minutes de lectureIntroduction
Les doublons peuvent apparaître pour différentes raisons. D’abord, il peut y avoir des erreurs lors d’un transfert de données. Le plus souvent, toutefois, ils sont causés par une simple erreur de saisie.
Dans MaGarderie Plus, nous avons ajouté plusieurs mécanismes pour éviter la création de doublons, mais certaines situations peuvent tout de même en entraîner.
Veuillez porter une attention particulière aux messages d’avertissement à ce sujet : ils indiquent généralement un problème potentiel à corriger.
Contrôle de l’intégrité référentielle
Supposons que vous avez deux objets en double (par exemple, deux fiches enfant). Vous essayez donc de supprimer l’une des deux fiches.
- Si la suppression fonctionne, l’objet en double est simplement supprimé.
- Dans certains cas, lors de la suppression, la fenêtre suivante apparaît.
Cette fenêtre vous donne des informations supplémentaires sur la raison pour laquelle l’objet ne peut pas être supprimé. Ce n’est pas une erreur du logiciel : au contraire, c’est un mécanisme de protection qui évite une perte de données.
Voyons un exemple courant. Vous avez créé deux fiches pour le même enfant. Par exemple, l’enfant ne fréquentait pas le service de garde pendant un certain temps, puis il est revenu. Au lieu de réactiver la fiche existante, une nouvelle fiche a été créée par erreur.
- Si vous venez tout juste de créer cette nouvelle fiche, il est généralement facile de la supprimer et de revenir à l’ancienne.
- Mais si cela date de 3 mois, et que pendant ces 3 mois vous avez créé des factures et saisi des paiements sur cette fiche, il est très probable que vous ne pourrez pas la supprimer.
Si le système vous permettait de supprimer cette fiche, que se passerait-il avec les factures et les paiements déjà associés? S’ils étaient supprimés automatiquement, cela créerait un problème beaucoup plus grave qu’un simple doublon. C’est précisément pour éviter ce scénario que MaGarderie Plus bloque la suppression : l’objet participe déjà à d’autres données, donc il ne peut pas être supprimé.
Dans la boîte de dialogue, vous pouvez aussi ouvrir la liste des éléments qui empêchent la suppression (Références vers l’objet). Dans le cas d’une fiche enfant, vous verrez très souvent des transactions (factures, paiements, etc.) qui utilisent cette fiche.
Comment procéder à la suppression
La logique est la suivante : si vous supprimez toutes les factures et tous les paiements, vous pourrez ensuite supprimer la fiche. En pratique, ce n’est pas ce qu’on recommande.
La bonne approche consiste plutôt à :
- Identifier la fiche correcte (celle à conserver).
- Parcourir tous les éléments qui référencent la fiche incorrecte (factures, paiements, etc.).
- Modifier ces éléments pour qu’ils pointent vers la fiche correcte.
- Une fois qu’il n’y a plus de références vers la fiche incorrecte, la supprimer.
Pour un doublon de fiche enfant, voici une méthode simple et efficace :
- Sur la fiche que vous souhaitez supprimer, ajoutez un marqueur dans le nom pour la reconnaître facilement (par exemple, ajouter X au nom de famille).
- Comme l’affichage dans les listes déroulantes se fait par prénom + nom, ce marqueur permet d’éviter toute confusion entre la “bonne” fiche et la fiche “à corriger”.
- Ouvrez ensuite Références vers l’objet pour voir tous les éléments à corriger.
Puis, pour chaque élément listé, remplacez la référence vers la fiche “X” par la fiche correcte. Une fois toutes les références corrigées, vous pourrez supprimer la fiche incorrecte.
Selon le nombre de références, cette procédure peut prendre du temps. C’est pourquoi il est important de rester attentif aux notifications de doublons : plus on corrige tôt, plus c’est simple.
Si vous constatez qu’il y a trop d’éléments liés, posez-vous aussi la question : est-ce absolument nécessaire de supprimer cet objet? Par exemple, si l’enfant était absent temporairement et qu’une nouvelle fiche a été créée, il peut parfois être plus simple de continuer à travailler avec la fiche la plus récente, plutôt que de tout corriger rétroactivement.
Enfin, il existe des situations où la suppression est tout simplement impossible. Par exemple, si des Relevés 24 ont été produits pour cet enfant et que les données ont déjà été transmises à Revenu Québec, certaines suppressions ne sont pas permises (conformément aux règles de certification). Dans ces cas, supprimer n’est pas la bonne solution — et ce n’est pas toujours une option.