Aperçu du module
Mis à jour le Apr 7, 2024 7 minutes de lectureFacturation à trois niveaux
MaGarderie Plus prend en charge la facturation automatique, conformément aux paramètres prédéfinis. Commençons par définir ces paramètres.
Les factures sont créées sur la base de trois différents niveaux de tarification : pour la garderie, pour le groupe et pour l'enfant. Cela signifie que si vous facturez le même prix à tous les enfants, vous avez juste besoin de définir la structure de prix dans les paramètres de l'application en un seul endroit. Si vous facturez le même prix à tous les enfants sauf à un groupe (par exemple, les poupons), vous devrez spécifier ces prix dans les paramètres de l'application et au niveau du groupe, donc en deux endroits. Seulement si vous avez une tarification spécifique pour un enfant individuel, vous devriez utiliser les paramètres de facturation dans le profil de l'enfant.
Pour résumer : le premier niveau est la garderie, le deuxième niveau est le groupe, et le troisième niveau est l'enfant.
Lors de la génération automatique des factures, la logique, pour faciliter la visualisation, peut être décrite comme fonctionnant dans l'ordre inverse :
- En premier lieu, l'application vérifie s'il existe un taux spécial établi dans la fiche de l'enfant. Si tel est le cas, ce taux sera utilisé pour générer la facture.
- Si aucun taux spécifique à l'enfant n'est défini, l'application vérifie ensuite s'il existe un taux spécial pour le groupe d'enfants. Si un tel taux existe, il sera alors utilisé pour la facturation.
- Si aucun taux spécial n'est défini pour le groupe, le taux établi au niveau de la garderie sera utilisé pour créer la facture.
Configuration de la période et des dates d'effectivité
Pour chacun des niveaux de facturation automatique mentionnés, un ensemble de paramètres est disponible.
Le premier niveau (niveau de la garderie) est accessible dans les paramètres de l'application. Cette interface est disponible depuis la page d'accueil de l'application ou depuis le module Administration.
Le deuxième niveau (niveau du groupe) est accessible depuis la fiche du groupe.
Le troisième niveau (niveau de l'enfant) est, logiquement, accessible depuis la fiche de l'enfant.
Les trois niveaux de configuration sont identiques de point de vue d’interface. Ils comportent les paramètres suivants : la période, la date de début, la date de fin et, respectivement, le taux. La période détermine la granularité du calcul lors de la génération automatique des factures, les dates spécifient la période d'application du taux, et le taux définit le prix pour cette période.
Si aucune date de fin n'est spécifiée, ce paramètre est utilisé sans limitation de date de fin. Autrement dit, si le taux a été modifié le 1er janvier 2023 et qu'aucune date de fin n'est indiquée, il peut être utilisé pour la génération des factures aussi bien en 2024 qu'en 2025. Ce taux restera en vigueur jusqu'à ce qu'une date de fin soit spécifiée ou que ce taux soit supprimé des paramètres.
Deux méthodes de rapprochement des paiements
MaGarderie Plus propose deux méthodes de rapprochement des paiements : simplifié et par factures. Ce paramètre peut être configuré dans les paramètres de l'application.
Lorsque cette fonction est activée, les factures et les paiements sont traités de manière simplifiée. Autrement dit, lors de la saisie d'une transaction de paiement, il n'est pas nécessaire de spécifier à quelle facture ce paiement est associé. Les transactions de factures et de paiements fonctionnent comme des plus et des moins. Le résultat de cette arithmétique simplifiée est soit une dette du payeur envers la garderie, soit un trop-payé.
Dans le cas du rapprochement des paiements par factures, les transactions de paiement sont créées pour des factures spécifiques. Cette méthode permet d'obtenir des informations plus détaillées sur les factures impayées. Le choix de la méthode dépend entièrement de vos préférences et du besoin de détails sur les données financières.
Interface du module
Le module Factures et paiements est accessible depuis le menu principal de l'application.
Ce module présente une liste de transactions, réparties en 3 onglets : Factures, Paiements, TEF. L'onglet TEF est disponible uniquement si le module Transfert électronique de fonds est activé. Ce module peut être activé dans les paramètres de l'application.
En haut de l'écran, il y a deux champs de dates : la date de début et la date de fin. Lorsque le module est ouvert, la date de début est automatiquement définie au début du mois en cours et la date de fin à la fin du mois en cours.
Pour faciliter la navigation entre les mois, nous avons ajouté des boutons gauche et droite, permettant respectivement de passer rapidement au mois précédent ou au mois suivant.
La période affichée ne doit pas nécessairement être limitée au mois en cours. Si vous souhaitez consulter la liste des factures et des paiements pour l'année en cours, vous pouvez simplement définir la date de début au début de l'année. La période affichée peut être ajustée de manière totalement arbitraire.
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Deux méthodes de rapprochement des paiements