Aperçu du module
Mis à jour le Sep 29, 2025 8 minutes de lectureQu’est-ce que le module Horodateur?
Le module Horodateur (ou le module de pointage) est conçu pour simplifier la gestion du temps de travail de votre personnel. Disponible à la fois dans l’application mobile et dans la version web de MaGarderie Plus, il permet aux employés d’enregistrer facilement leurs heures de présence et leurs feuilles de temps directement depuis leur appareil.
Droits d’accès
L’accès au module dépend du rôle attribué :
- Administrateur : accès complet, incluant la visualisation des feuilles de temps de tous les employés.
- Éducateur/Éducatrice : accès standard permettant d’effectuer son propre pointage (début/fin de quart, pauses).
- Horodateur : rôle particulier permettant d’autoriser l’accès à un employé qui n’a pas le rôle d’éducateur.
Paramétrage du module Horodateur
Les paramètres du module Horodateur se trouvent dans :
Administration → Paramètres de l’application → Onglet Autre → Horodateur.
À la date de rédaction de cet article, cet onglet contient 5 options qui permettent d’ajuster le comportement du module Horodateur.
Chaque option agit sur une partie précise du fonctionnement : accès au module, validation des feuilles de temps, droits des employés et fermeture automatique des quarts.
Utilisation du module sur des appareils partagés
Ce mode d’utilisation correspond à la situation où les employés n’utilisent pas leur propre téléphone mais un appareil commun, souvent une tablette, pour enregistrer leur arrivée et leur départ.
Exemple typique : vous avez une tablette par groupe d’enfants, accessible à toutes les éducatrices de ce groupe pour le pointage.
En activant l’option Utiliser un code d’accès pour l’horodateur le module demandera un code d’accès (NIP) à l’ouverture. L’employé saisit son code, puis peut utiliser le module pour pointer son quart de travail.
Ce mécanisme a été conçu pour éviter de devoir se déconnecter et se reconnecter avec un autre utilisateur à chaque changement d’employé sur la tablette.
Approbation automatique des feuilles de temps
Les feuilles de temps créées via le module Horodateur doivent normalement être validées et approuvées avant d’apparaître dans les rapports et d’être utilisées dans le module de paie.
Si vous jugez que cette étape de validation n’est pas nécessaire dans votre garderie, vous pouvez activer l’option : Activer l’approbation automatique des feuilles de temps.
Lorsque cette option est active, toutes les feuilles de temps créées via le module Horodateur sont automatiquement approuvées dès leur création par les employés.
Cela réduit le travail administratif, mais gardez en tête que toute erreur de pointage sera approuvée automatiquement. Assurez-vous que cette approche correspond bien à vos pratiques internes.
Modification des feuilles de temps par les employés
Par défaut, le comportement du module est le suivant :
- Les feuilles de temps créées par Horodateur sont verrouillées pour l’employé.
- L’employé peut commencer son quart, terminer son quart, ajouter des pauses.
En revanche, il ne peut pas modifier librement les heures d’un quart déjà créé.
Si l’employé oublie de pointer le début de sa journée, seul un administrateur peut corriger la feuille de temps.
Si ce fonctionnement ne vous convient pas et que vous souhaitez permettre aux employés de :
- créer eux-mêmes des feuilles de temps manuelles, et
- modifier des feuilles de temps existantes,
vous pouvez activer l’option : Autoriser les employés à accéder à leurs feuilles de temps
Lorsque cette option est active, les employés peuvent :
- créer une feuille de temps en indiquant l’heure de début, de fin et les pauses,
- corriger une feuille de temps en cas d’oubli ou d’erreur.
Nous vous recommandons d’utiliser cette option uniquement si vous avez mis en place des procédures internes claires pour le contrôle des heures travaillées.
Fermeture automatique des quarts
Il arrive qu’un employé oublie d’enregistrer la fin de son quart de travail. Sans mécanisme de protection, cela peut entraîner des feuilles de temps ouvertes en permanence, avec des heures erronées.
Pour éviter ce problème, le module Horodateur propose une fermeture automatique des quarts.
- Si un quart reste ouvert au-delà d’un certain délai, le système le ferme automatiquement.
- Sur chaque feuille de temps, il est clairement indiqué si le quart a été fermé par l’employé ou fermé automatiquement par le système.
Cela vous permet de :
- repérer rapidement les quarts fermés automatiquement,
- vérifier au besoin les heures associées,
- corriger les situations particulières (oublis fréquents, mauvaises habitudes de pointage, etc.).
Interface Employé
L’interface employé est volontairement simple :
- Au premier accès, si aucun quart n’est en cours, un bouton Commencer permet de démarrer la journée.
- Si un quart est déjà ouvert, les options Terminer ou Ajouter une pause apparaissent.
- Une demande d’accès à la localisation peut apparaître lors du premier lancement (téléphone ou ordinateur). Elle n’est pas obligatoire, mais recommandée. Le module fonctionne même sans GPS.
- Un historique des feuilles de temps est disponible, mais sans possibilité de modification par l’employé.
Si les paramètres du module permettent la modification des feuilles de temps, l’employé verra la liste de ses feuilles de temps avec la possibilité d’en ajouter de nouvelles et de modifier celles qui existent déjà.
Interface Administrateur
L’administrateur accède au module depuis un ordinateur ou un appareil mobile. Ses fonctionnalités incluent :
- Accès à l’ensemble des feuilles de temps enregistrées.
- Consultation des coordonnées GPS associées aux entrées et sorties.
- Validation (approbation) des feuilles de temps. Seules les feuilles validées sont prises en compte dans les rapports et pour le calcul de la paie.
- Ajout automatique de pauses dans les feuilles de temps sélectionnées.
Coordonnées GPS
Chaque enregistrement peut inclure les coordonnées GPS du pointage.
Ces données ne servent pas à limiter l’emplacement ni à calculer une distance, mais elles peuvent être utilisées par l’administrateur pour analyse ou vérification.
Rapports
Trois rapports sont intégrés au module et permettent d’obtenir une vision complète des heures de travail :
Feuilles de temps par dates
Rapport sur les feuilles de temps par dates (module Horodateur).
Feuilles de temps par employés
Rapport sur les feuilles de temps par employés (module Horodateur).
Heures totales par employés
Heures totales pour une période donnée par employé (module Horodateur).
