2024-06-14 | Temps de lecture: 5 minute(s)
Comme vous le savez probablement, MaGarderie Plus permet de définir différents items de facturation.
Pourquoi est-ce utile ?
Tout d'abord, cela permet une analyse détaillée des montants facturés selon ces dimensions additionnelles.
Par défaut, un élément standard appelé Frais de garde est créé, mais vous pouvez élargir cette liste avec des éléments tels que Frais de petit-déjeuner, Classes de yoga, etc.
Pour ajouter des items de facturation, utilisez la fonction Base de données disponible dans le module Administration.
Commençons par définir ce que sont les programmes spéciaux.
Ce terme a été choisi parce que, dans la plupart des cas, il s'agit de la facturation de programmes supplémentaires tels que le yoga, art, etc.
Cependant, grâce à ce module, vous pouvez facturer tous les services supplémentaires fournis de manière temporaire (petits déjeuners, crème solaire, etc.).
Pour gérer les programmes spéciaux, nous avons étendu le module de suivi de présence des enfants existant en ajoutant un nouvel onglet Programmes spéciaux. Cet onglet est utilisé à la fois pour créer des programmes spéciaux et pour suivre les aspects quantitatifs (nombre de petits déjeuners, de cours, etc.).
Lors de la création de la fiche d'un programme spécial, il vous sera demandé de remplir les informations de base sur le programme. Le programme n'a pas besoin d'être limité à un mois calendaire. C'est à ce stade que l'item de facturation décrit dans la section précédente entre en jeu. Il sera utilisé pour la facturation automatique de ce programme.
L'interface conviviale permet d'ajouter des enfants individuellement ou en groupes.
Vous pouvez également modifier le nombre ou les montants pour certains enfants si cela diffère des valeurs standard définies pour le programme.
Une fois le programme spécial créé, la facturation est l'étape la plus simple du processus. Pour facturer, utilisez le module standard Factures et paiements. En cliquant sur le bouton de création automatique des factures, vous remarquerez deux options de facturation : Frais de garde et Frais de programme spécial. En choisissant la seconde option, vous pourrez sélectionner le programme spécial et la date de création des factures.
Ensuite, il ne vous restera plus qu'à cliquer sur le bouton de création des factures.
Une fois qu'un programme est facturé, il est automatiquement marqué comme tel et n'est plus disponible dans la liste des programmes pour la facturation.
Nous recommandons d'utiliser des items de facturation différents pour chaque programme. Cette approche vous permettra d'accéder facilement aux données nécessaires lors de la création de rapports. Par exemple, en utilisant le rapport Factures, vous pouvez filtrer les transactions de facturation par item spécifique et obtenir le montant total de la facturation pour un programme particulier.
Comme tous les autres rapports, ce rapport peut être sauvegardé au format PDF ou exporté en Excel si une analyse supplémentaire est nécessaire.
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