2024-01-03 | Temps de lecture: 10 minute(s)
Imaginez que vous avez créé une fiche enfant, ajouté toutes les informations nécessaires dans le dossier médical, les paramètres de facturation, les informations sur les parents, le contrat et, peut-être, vous avez même créé la première facture. Après que tout le travail préliminaire soit fait, vous recevez l'information que l'enfant ne fréquentera pas la garderie.
Votre première réaction est de supprimer tout ce qui a été fait. Vous essayez de supprimer la fiche de l'enfant, mais vous recevez un message d'erreur disant qu'elle ne peut pas être supprimée.
Examinons pourquoi et ce qu'il faut faire pour réellement supprimer la fiche de l'enfant.
Pour comprendre les raisons de ce message, considérons la situation qui aurait dû se produire pour que vous ne receviez pas ce message. La fiche de l'enfant est le lien principal dans la chaîne de données. Les paramètres de facturation, le contrat, les factures, les paiements, toutes ces données sont d'une manière ou d'une autre liées à la fiche de l'enfant. Pour supprimer la fiche de l'enfant, il faut supprimer tous les objets qui y sont liés (contrats, factures, paiements, etc.).
Imaginez une situation où le système fait cela automatiquement. C'est la première solution qui vient à l'esprit, n’est-ce pas? Si vous voulez supprimer la fiche de l'enfant, cela signifie que vous n'avez pas besoin de toutes les factures, paiements et autres données sur cet enfant. En d'autres termes, MaGarderie Plus pourrait simplement les supprimer automatiquement au lieu de poser des questions. Et vous auriez raison, tout cela pourrait effectivement être supprimé automatiquement. Si ce n'était pour un mais. En vous trompant de ligne et en cliquant sur le mauvais bouton de suppression, vous pourriez facilement supprimer des années d'historique de facturation pour un enfant que vous ne vouliez pas supprimer. En plus du risque de perte de données, cela pourrait parfois être en contradiction avec vos obligations de conservation des données, si le contrat a déjà été synchronisé avec la MFA ou si un relevé 24 a déjà été créé pour l'enfant. En supprimant par erreur le relevé 24, vous perdriez l'accès à ces informations importantes.
C'est pourquoi MaGarderie Plus ne supprime pas les objets dépendants en mode automatique. Ce contrôle s'appelle le Contrôle de l'intégrité référentielle.
Ce même mécanisme est appliqué lorsque vous voulez supprimer une facture pour laquelle un paiement a déjà été reçu.
La facture ne peut pas être supprimée si une transaction de paiement y est liée.
Comme vous l'avez peut-être deviné, pour supprimer un objet, dont d'autres données sont liées, il faut d'abord supprimer les données liées. Si vous voulez supprimer la fiche de l'enfant pour laquelle il y a des factures et des paiements, vous devez d'abord supprimer ces transactions. Après cela, vous pourrez supprimer la fiche de l'enfant.
Si vous voulez supprimer une facture pour laquelle il y a une transaction de paiement, supprimez d'abord la transaction de paiement, puis la facture. Si vous ne pouvez pas supprimer la transaction de paiement, c'est peut-être parce qu'elle est déjà incluse dans un batch TEF ou dans un État de compte. Dans ce cas, vous devez d'abord supprimer tous les objets dépendants pour supprimer la transaction de paiement.
Il n'y a pas de tels cas. Si vous vous fixez l'objectif de supprimer, vous pourrez supprimer n'importe quel objet de données MaGarderie Plus. Dans certains cas, cela est simplement peu pratique. Et c'est peu pratique conformément à la conception et à l'architecture des données.
Exemple : pour un enfant, il y a eu de nombreuses factures et paiements, des relevés 24 créés, des contrats créés et synchronisés avec le système MFA.
Vous ne devriez pas supprimer la fiche de cet enfant.
Que faire dans ce cas ?
Pour les objets de données qui peuvent avoir un caractère temporaire d'utilisation ou d'effectivité (horaire de l'enfant, paramètres de facturation, fiche de l'enfant, fiche de l'employé), un indicateur d'inactivité est prévu.
En activant cet indicateur, vous informez le système que cet objet ne doit pas être considéré comme actif. Dans ce cas, il disparaît de la plupart des rapports, est caché dans les listes et les menus de sélection. Dans les listes d'objets pour lesquels cette possibilité est prévue, il y a généralement un bouton pour afficher les objets de données inactifs. S'ils ont été désactivés par erreur, ils peuvent être réactivés.
Si vous utilisez MaGarderie Plus depuis un certain temps, vous êtes probablement déjà familiarisé avec l'architecture générale des données et comprenez ce qu'il faut supprimer et comment trouver les objets dépendants.
Si vous rencontrez des difficultés, pour tout objet de données MaGarderie Plus, vous pouvez obtenir une liste des objets dépendants. En ouvrant le formulaire de l'objet, trouvez le bouton avec trois points dans la barre de commandes et utilisez l'option Références vers l’objet.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous verrez tous les objets de données dépendants faisant référence à l'objet actuel.
Une situation très courante est celle où les noms d'objets des listes auxiliaires sont dupliqués ou mal écrits : villes, allergies, etc.
Que vous décidiez de corriger ou non une telle situation est à votre discrétion.
Le mécanisme de correction est identique à la recherche d'objets dépendants sur l'objet à supprimer.
Si vous voulez remplacer MTL par Montréal, ouvrez la liste des objets faisant référence à MTL et changez MTL en Montréal dans ceux-ci. Après quoi, vous pourrez supprimer l'objet de données MTL inutile.
Nous espérons que cet article vous aidera à mieux comprendre l'architecture des données de MaGarderie Plus et à utiliser notre produit plus efficacement !