Changer de logiciel soulève des questions bien concrètes : comment récupérer les dossiers? Quand former les éducatrices? À quel moment inviter les parents? Et comment continuer à facturer pendant la transition?

Chez MaGarderie Plus, nous avançons avec vous, étape par étape. Nous commençons par comprendre votre fonctionnement, puis nous organisons le transfert et la mise en place des modules selon vos priorités. Vous savez ce qui est en cours, ce que nous attendons de vous et quelle sera la prochaine étape.

1. Comprendre votre fonctionnement et vos besoins

Notre première rencontre nous permet de découvrir votre garderie : nombre d’enfants et d’installations, statut subventionné ou privé, logiciels utilisés et façons de travailler.

Nous prenons le temps de comprendre ce qui fonctionne bien et ce que vous souhaitez améliorer. Utilisez-vous plusieurs outils pour les présences, les communications et la paie? Voulez-vous conserver vos dates habituelles de prélèvement? Certaines tâches vous demandent-elles beaucoup de saisie manuelle?

Cette analyse des écarts nous aide à comparer votre fonctionnement actuel avec celui de MaGarderie Plus et à repérer les points à clarifier avant de commencer. Nous convenons ensuite des premières étapes avec vous.

2. Transférer vos données avec un spécialiste attitré

Dès que nous commençons le transfert, nous vous assignons un spécialiste du transfert des données. Il prend en charge votre dossier, vous informe de l’avancement et vous indique si des renseignements supplémentaires sont nécessaires. Il demeure disponible pour vos questions et pour vous aider à résoudre les problèmes qui pourraient survenir tout au long du processus.

Selon les outils que vous utilisez actuellement, nous vous indiquons comment nous transmettre les données nécessaires au transfert vers MaGarderie Plus. Nous examinons les données disponibles afin de préciser ce qui peut être repris. Si certains renseignements existent uniquement sur papier, nous vous expliquons comment les compléter.

Nous commençons généralement par les fiches des enfants et des parents. Une fois le transfert effectué, nous vous invitons à parcourir vos dossiers et à nous signaler les éléments à corriger ou à compléter. Votre connaissance des familles nous aide à valider les renseignements transférés.

3. Donner accès à votre équipe et former les éducatrices

Lorsque les dossiers de base sont prêts, nous vous montrons comment ajouter vos employés et leur donner accès à l’application selon leur rôle.

La formation des éducatrices porte d’abord sur les tâches quotidiennes : prendre les présences, créer les rapports journaliers, ajouter des photos et communiquer avec les parents. Les autres fonctions sont abordées selon vos besoins.

Nous vous proposons des ressources explicatives et des séances d’accompagnement pour que chacun puisse se familiariser avec l’application. Nous laissons habituellement quelques jours aux éducatrices pour pratiquer, publier leurs premiers rapports et nous poser leurs questions.

4. Inviter les parents lorsque tout est prêt pour eux

Nous recommandons généralement de donner accès aux parents après les premiers jours d’utilisation par les éducatrices. Ainsi, les familles trouvent déjà des rapports et du contenu concernant leur enfant lors de leur première connexion.

Nous vous accompagnons dans l’envoi des invitations et dans les étapes à communiquer aux parents. Si certaines familles ne reçoivent pas leur invitation ou rencontrent une difficulté de connexion, nous restons disponibles pour vous aider.

5. Mettre en place la facturation et les prélèvements

Nous organisons ensuite une séance avec la personne responsable de la facturation. Ensemble, nous revoyons vos tarifs, vos périodes de facturation, les frais additionnels et les particularités de vos comptes parents. Nous vous accompagnons dans la préparation de vos premières factures et de vos états de compte.

Si vous souhaitez utiliser les prélèvements automatiques par transfert électronique de fonds (TEF), les démarches auprès de votre banque peuvent commencer en parallèle. Nous vous expliquons quoi demander à votre directeur de compte pour utiliser les fichiers générés par MaGarderie Plus, puis nous vous aidons à configurer les paramètres et à préparer le fichier de test demandé par la banque, le cas échéant.

Nous planifions cette étape en tenant compte de votre calendrier de paiement et de l’activation du service bancaire. Les premières facturations et les premiers TEF se font avec notre accompagnement.

6. Ajouter la paie et les autres modules à votre rythme

La paie fait généralement l’objet d’une séance distincte avec la personne qui en est responsable. Nous examinons votre méthode de saisie des heures, vos taux et vos particularités pour préparer sa mise en place.

La comptabilité et les autres modules suivent selon vos priorités. Si vous gérez plusieurs installations, nous convenons ensemble de l’ordre de déploiement. Le rythme dépend notamment des données disponibles, de la disponibilité de votre équipe et de vos prochaines échéances.

Un accompagnement qui continue après le transfert

Votre participation consiste surtout à nous fournir les données disponibles, à vérifier les renseignements transférés et à prévoir du temps avec les personnes concernées pour les formations. De notre côté, nous vous guidons, vous tenons au courant et vous aidons à franchir chaque étape.

Le transfert des fiches marque le début de l’utilisation. Nous restons présents pendant la prise en main et les premières opérations pour répondre aux questions et régler les difficultés rencontrées.

Nous faisons la transition avec vous, pas seulement pour vous.