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Dans cet article, nous allons essayer de répondre aux questions les plus fréquentes concernant le module de facturation de MaGarderie Plus.

MaGarderie Plus prend en charge la facturation automatique, conformément aux paramètres prédéfinis. Commençons par définir ces paramètres.

Les factures sont créées sur la base de trois différents niveaux de tarification : pour la garderie, pour le groupe et pour l'enfant. Cela signifie que si vous facturez le même prix à tous les enfants, vous avez juste besoin de définir la structure de prix dans les paramètres de l'application en un seul endroit. Si vous facturez le même prix à tous les enfants sauf à un groupe (par exemple, les poupons), vous devrez spécifier ces prix dans les paramètres de l'application et au niveau du groupe, donc en deux endroits. Seulement si vous avez une tarification spécifique pour un enfant individuel, vous devriez utiliser les paramètres de facturation dans le profil de l'enfant.

Pour résumer : le premier niveau est la garderie, le deuxième niveau est le groupe, et le troisième niveau est l'enfant.

La procédure de facturation peut être visualisée dans la section des vidéos éducatives.

Arrêtons-nous sur les problèmes et les malentendus les plus fréquents concernant ce module.

Supposons que les factures ont déjà été créées, mais vous remarquez que certaines erreurs ont été commises lors de leur élaboration. Le plus souvent, il s'agit d'une somme de facturation incorrecte.

Alors, quelles sont vos actions dans ce cas ?

1. Déterminez si cette erreur est le résultat de paramètres de facturation incorrects ou si elle concerne uniquement la période de facturation actuelle. En d'autres termes, lorsque vous créerez des factures pour le mois suivant, quelle somme souhaitez-vous voir sur la facture ? Si cela concerne une correction nécessaire pour la période actuelle, ajustez simplement la facture pour la période actuelle. Par exemple, s'il s'agit d'un escompte pour la signature d'un contrat ou de montants supplémentaires de facturation en raison d'événements survenus ce mois-ci, qui n'ont pas un caractère régulier, dans ce cas, ajustez simplement la facture de la période actuelle. Si elle concerne une somme incorrecte de facturation régulière, alors il s'agit d'une configuration incorrecte des paramètres de facturation.

2. Si vous avez déterminé que le problème réside dans les paramètres de facturation incorrectement définis, l'étape suivante est de déterminer la cause de l'erreur. Rappelons-nous, l'algorithme de facturation repose sur un algorithme à trois niveaux : la garderie, le groupe, l'enfant.

a. Un taux spécifique est-il établi pour cet enfant ? Ouvrez la fiche de l'enfant et vérifiez l'onglet Facturation.

b. Si aucun taux spécifique n'est indiqué pour l'enfant, vérifiez le taux pour le groupe auquel cet enfant appartient. Administration -> Base de données -> Groupes.

c. Si aucun taux n'est indiqué pour le groupe, le système utilise le taux indiqué dans les paramètres de la garderie. Administration -> Paramètres de l'application.

3. Ayant identifié la cause du mauvais tarif, vous pouvez soit supprimer les factures déjà créées et en créer de nouvelles, soit ajuster manuellement les factures incorrectes pour la période actuelle, sachant que pour les périodes suivantes, elles seront créées avec les bons paramètres.

Les malentendus les plus fréquents concernant le fonctionnement du module de facturation

1. Création de taux avec une date de début et de fin.

En indiquant une date de fin de validité du taux, vous dites au système que à partir de cette date, le taux doit cesser d'être utilisé. Si vous avez défini un taux du 1er octobre au 31 octobre, lors de la création de factures pour novembre, ce taux ne sera pas appliqué.

2. Est-il possible d'envoyer des factures par courriel ?

Oui, mais en général, c'est l’état de compte qui est envoyé. Pour cela, il existe un module de création et d'envoi en masse.

Une attention particulière doit être accordée à la suppression des factures.

Supposons que vous n'ayez jamais analysé votre entreprise d'un point de vue comptable. Dans ce cas, il vous sera plus facile de comprendre le processus à l'aide de l'exemple des factures que vous recevez de votre fournisseur de services téléphoniques. Chaque mois, vous recevez un état de compte de votre fournisseur. Votre carte de crédit est liée au compte. Supposons qu'une erreur se soit produite un mois ou que votre fournisseur ait décidé de vous offrir un rabais pour une disponibilité insuffisante du service.

Pouvez-vous demander une facture pour ce même mois avec un montant corrigé ?

Non. Toutes les corrections seront reflétées le mois suivant. Le même processus est implémenté dans MaGarderie Plus. Si une transaction de paiement existe déjà, vous ne modifiez pas la facture du mois en cours, mais ajustez plutôt le montant de la facture pour le mois suivant.

Est-ce possible de supprimer une facture dans MaGarderie Plus ?

Oui. Si vous venez de créer une facture, que vous ne l'avez pas envoyée au client et que vous n'avez pas reçu de paiement pour elle, que vous ne l'avez pas incluse dans le relevé de compte disponible pour vos clients, vous pouvez la supprimer en toute sécurité.

Que se passe-t-il lorsque vous entrez un paiement dans le système ?

Le paiement est lié à la facture. Une transaction de paiement peut être liée à plusieurs factures.

Est-il possible de supprimer une facture avec un paiement lié sans supprimer le paiement ?

Non. Pour supprimer une facture avec un paiement existant, vous devez d'abord supprimer le paiement, puis supprimer la facture. Ce contrôle permet de maintenir l'intégrité référentielle des données dans MaGarderie Plus.

Dans quel cas peut-il arriver qu'une facture vient d'être créée, mais qu'une erreur se produit lors de la tentative de suppression ?

Très probablement, vous utilisez le module de débit préautorisé pour ce client. Dans ce cas, la transaction de paiement est créée automatiquement en même temps que la création de la facture. Supprimez le paiement lié à la facture pour pouvoir ensuite supprimer la facture.

Est-il possible de mettre zéro sur une facture ? Est-ce équivalent à sa suppression ?

Si vous ne pouvez pas supprimer une facture, cela signifie qu'il y a des transactions de paiement qui empêchent la suppression de cette facture. Au moment de l'émission de la facture, une dette est créée pour votre client pour le montant de la facture. Au moment de l'entrée du paiement dans le système, une transaction est créée réduisant la dette de cette facture au montant du paiement. En mettant zéro sur une facture avec un paiement existant, vous créez une dette envers le client. En d'autres termes, une facture avec un montant de zéro, mais le client vous a déjà payé. Si vous avez créé une facture par erreur et que vous souhaitez la supprimer, mais qu'il y a des raisons pour lesquelles vous ne pouvez pas le faire, comprenez cette raison et corrigez-la. Ne changez jamais le montant d'une facture rétroactivement.

Dans quel cas peut-il arriver que vous ne pouvez pas supprimer un paiement ?

Si vous utilisez le module de transfert électronique de fonds (TEF) et que vous avez déjà ajouté ce paiement au lot TEF, alors pour le supprimer, vous devez d'abord le retirer du lot TEF. Après cela, vous pourrez supprimer le paiement, puis la facture si nécessaire.

Comment supprimer un paiement s'il a déjà été ajouté à un lot TEF et que le lot a été envoyé à la banque ?

Un tel paiement ne peut pas être supprimé. Si le paiement a été rejeté par la banque, vous marquez la transaction de paiement comme annulée. Cela équivaut à la suppression du paiement.

Est-il possible de supprimer une facture après l'annulation d'un paiement ? 

Non. Dans ce cas, vous devez créer une note de crédit, c'est-à-dire une facture avec le même montant, mais avec un signe moins, et créer une transaction de paiement incluant les deux transactions (la facture et la note de crédit) dans cette transaction de paiement. Cette transaction de paiement annulera les deux transaction : la facture et la note de crédit.

Nous espérons que cet article vous a aidé à mieux comprendre les particularités du module de facturation MaGarderie Plus.

Si nous avons oublié de couvrir certains aspects ou si vous avez des questions, n'oubliez pas de nous en informer.